Política de privacidad

Responsable del Tratamiento de los Datos

Always Friday S.r.l. - Via del casello, 5 - Latina (LT) - 04100, Italia

Correo electrónico del Titular: info@alwaysfriday.ai

Tipos de Datos recopilados

Entre los Datos Personales que Always Friday recopila, por sí misma o a través de terceros, se encuentran: datos de registro y de cuenta (nombre, apellidos, correo electrónico, contraseña, número de teléfono, empresa y cargo); datos relativos a los eventos organizados a través de la Plataforma (brief del evento, lugar, fechas, número de participantes y — cuando el Usuario los facilite — datos de los participantes, preferencias y solicitudes); contenidos cargados o enviados por el Usuario (documentos, imágenes, mensajes intercambiados en la Plataforma o por correo electrónico con Always Friday y con los proveedores); Datos de uso y Herramientas de Seguimiento (para el detalle, véase la Política de cookies).

La aportación de los datos marcados como obligatorios durante el registro o el pedido es necesaria para la prestación del Servicio: su falta puede hacer imposible el registro, la ejecución de los pedidos o la prestación de las funcionalidades correspondientes. La aportación de los demás datos es facultativa.

El Usuario que comunique a Always Friday Datos Personales de terceros (por ejemplo, los datos de los participantes en un Evento) garantiza que tiene derecho a hacerlo, que les ha facilitado la información exigida por la normativa y asume toda la responsabilidad correspondiente.

Base jurídica del tratamiento

El Titular trata los Datos Personales sobre una o varias de las siguientes bases jurídicas: ejecución de un contrato en el que el Usuario es parte o de medidas precontractuales adoptadas a petición suya (art. 6.1.b RGPD — registro, gestión de la cuenta, organización de los Eventos, facturación); cumplimiento de obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD — obligaciones contables y fiscales); interés legítimo del Titular (art. 6.1.f RGPD — seguridad de la Plataforma, prevención de abusos y fraudes, mejora del Servicio, defensa de sus derechos); consentimiento del Usuario (art. 6.1.a RGPD — Herramientas de Seguimiento de las categorías Experiencia y Medición, según lo descrito en la Política de cookies).

Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, el Usuario puede revocarlo en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento efectuado antes de la revocación.

Modalidades y lugar del tratamiento de los Datos recopilados

El Titular adopta las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas para impedir el acceso, la divulgación, la modificación o la destrucción no autorizados de los Datos Personales. El tratamiento se realiza mediante herramientas informáticas y/o telemáticas, con modalidades organizativas y lógicas estrictamente relacionadas con las finalidades indicadas.

Además del Titular, podrían tener acceso a los Datos personas internas implicadas en la organización del Servicio (personal administrativo, comercial, técnico) o personas externas (como proveedores de servicios técnicos terceros, proveedores de hosting, proveedores de servicios de comunicación) designadas, cuando sea necesario, Encargados del Tratamiento conforme al art. 28 RGPD. La lista actualizada de Encargados puede solicitarse al Titular.

Los Datos se tratan en las sedes operativas del Titular y en los centros de datos de sus proveedores de servicios, situados principalmente en la Unión Europea. Algunos proveedores (indicados en la sección sobre finalidades y en la Política de cookies) tienen su sede en Estados Unidos: en tales casos, la transferencia se realiza sobre la base de una decisión de adecuación (incluido el EU-US Data Privacy Framework, cuando el proveedor esté adherido) o de garantías adecuadas conforme al art. 46 RGPD, como las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.

Plazo de conservación

Los Datos se tratan y conservan durante el tiempo requerido por las finalidades para las que fueron recopilados: los datos de la cuenta y de los Eventos durante toda la duración de la relación contractual y, tras su finalización, durante el tiempo necesario para resolver cualquier asunto pendiente; los datos necesarios para el cumplimiento de obligaciones contables y fiscales durante 10 años; los datos tratados sobre la base del consentimiento hasta su revocación; los registros del consentimiento (logs de consentimiento) durante el tiempo necesario para demostrar el cumplimiento de las obligaciones legales.

Al finalizar el plazo de conservación, los Datos se eliminan o anonimizan, salvo que su conservación ulterior sea necesaria para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones o por obligaciones legales.

Finalidades del tratamiento y servicios utilizados

Los Datos del Usuario se recopilan para permitir al Titular prestar el Servicio y, en particular, para: registro y autenticación (gestionada directamente por la Plataforma); planificación, organización y gestión de los Eventos, incluidos los contactos con los proveedores; envío de comunicaciones operativas y transaccionales por correo electrónico; facturación y obligaciones administrativas; asistencia al Usuario; seguridad y prevención de abusos; estadística y medición (previo consentimiento); optimización y mejora del Servicio.

Para la prestación del Servicio, el Titular recurre a proveedores terceros, que tratan los Datos por cuenta del Titular o como responsables independientes, entre ellos: Amazon Web Services EMEA SARL (hosting de la infraestructura y envío de correos transaccionales mediante Amazon SES); Google LLC (Google Analytics 4, Google Tag Manager y Google Maps — véase la Política de cookies); Amplitude Inc., Hotjar Ltd., Claydar, Lemlist y Meticulous (estadística, análisis del comportamiento y grabación de sesiones, activos solo previo consentimiento — véase la Política de cookies); Calendly, LLC (reserva de citas); Microsoft (servicios Azure, incluida la elaboración de textos mediante Azure OpenAI Service en apoyo de la organización de los Eventos); Functional Software, Inc. dba Sentry (monitorización de errores de la aplicación); Stream.io, Inc. (funcionalidades de chat en la Plataforma); Aircall (telefonía y asistencia); Cloudflare, Inc. (protección contra el SPAM y seguridad).

Las funcionalidades de asistencia basadas en inteligencia artificial procesan los contenidos facilitados por el Usuario (por ejemplo, el brief del evento y los mensajes) con el único fin de apoyar la organización de los Eventos, de acuerdo con los términos contractuales aplicables a los proveedores de dichos servicios.

Derechos del Usuario

Los Usuarios pueden ejercer determinados derechos respecto de los Datos tratados por el Titular. En particular, en los límites previstos por la ley, el Usuario tiene derecho a: revocar el consentimiento en cualquier momento; oponerse al tratamiento de sus Datos (art. 21 RGPD); acceder a sus Datos (art. 15 RGPD); verificar su exactitud y solicitar su rectificación (art. 16 RGPD); obtener la limitación del tratamiento (art. 18 RGPD); obtener la supresión o eliminación de sus Datos Personales (art. 17 RGPD); recibir sus Datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica y, cuando sea técnicamente posible, obtener su transmisión a otro responsable (portabilidad, art. 20 RGPD); presentar una reclamación ante la autoridad de control competente (para Italia: Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it) o emprender acciones judiciales.

Las solicitudes pueden dirigirse al Titular en la dirección info@alwaysfriday.ai. El Titular responde en el plazo de un mes desde la recepción de la solicitud, salvo prórroga en los casos previstos por la ley. Las preferencias relativas a las Herramientas de Seguimiento pueden gestionarse de forma autónoma mediante el panel accesible desde la Política de cookies.

Información adicional sobre el tratamiento

Defensa en juicio: los Datos Personales del Usuario pueden ser utilizados por el Titular en juicio o en las fases preparatorias de su eventual iniciación, para la defensa frente a abusos en el uso del Servicio por parte del Usuario o de terceros.

Logs del sistema y mantenimiento: por necesidades de funcionamiento y mantenimiento, la Plataforma y los eventuales servicios de terceros que utiliza podrían recopilar logs del sistema, es decir, archivos que registran las interacciones y que pueden contener también Datos Personales, como la dirección IP del Usuario.

Menores: el Servicio está dirigido a Usuarios que actúan en el ejercicio de una actividad empresarial o profesional (B2B) y no está destinado a menores de 18 años.

Decisiones automatizadas: el Titular no adopta decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre el Usuario o que le afecten significativamente de modo similar.

Modificaciones de esta política de privacidad

El Titular se reserva el derecho de modificar la presente política de privacidad en cualquier momento, notificándolo a los Usuarios en esta página y, en caso de modificaciones sustanciales, a través de la Plataforma o por correo electrónico. Se ruega consultar con frecuencia esta página, tomando como referencia la fecha de última modificación indicada en la parte superior.

Si las modificaciones afectan a tratamientos cuya base jurídica es el consentimiento, el Titular procederá a recabar de nuevo el consentimiento del Usuario, cuando sea necesario.