Privacy Policy

Titolare del Trattamento dei Dati

Always Friday S.r.l. - Via del casello, 5 - Latina (LT) - 04100

Indirizzo email del Titolare: info@alwaysfriday.ai

Tipologie di Dati raccolti

Fra i Dati Personali raccolti da Always Friday, in modo autonomo o tramite terze parti, ci sono: dati di registrazione e account (nome, cognome, indirizzo email, password, numero di telefono, azienda di appartenenza e ruolo); dati relativi agli eventi organizzati tramite la Piattaforma (brief dell’evento, luogo, date, numero e — ove forniti dall’Utente — dati dei partecipanti, preferenze e richieste); contenuti caricati o inviati dall’Utente (documenti, immagini, messaggi scambiati in Piattaforma o via email con Always Friday e con i fornitori); Dati di utilizzo e Strumenti di Tracciamento (per il dettaglio si rinvia alla Cookie Policy).

Il conferimento dei dati richiesti come obbligatori in fase di registrazione o di ordine è necessario per la fornitura del Servizio: il mancato conferimento può rendere impossibile la registrazione, l’evasione degli ordini o l’erogazione delle relative funzionalità. Il conferimento degli altri dati è facoltativo.

L’Utente che comunichi ad Always Friday Dati Personali di terzi (per esempio i dati dei partecipanti a un Evento) garantisce di avere il diritto di farlo, di aver reso loro le informazioni previste dalla normativa e si assume ogni connessa responsabilità.

Base giuridica del trattamento

Il Titolare tratta i Dati Personali sulla base di una o più delle seguenti basi giuridiche: esecuzione di un contratto di cui l’Utente è parte o di misure precontrattuali adottate su sua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b GDPR — registrazione, gestione dell’account, organizzazione degli Eventi, fatturazione); adempimento di obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c GDPR — obblighi contabili e fiscali); legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR — sicurezza della Piattaforma, prevenzione di abusi e frodi, miglioramento del Servizio, difesa dei propri diritti); consenso dell’Utente (art. 6, par. 1, lett. a GDPR — Strumenti di Tracciamento delle categorie Esperienza e Misurazione, come descritto nella Cookie Policy).

Qualora il trattamento sia basato sul consenso, l’Utente può revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Modalità e luogo del trattamento dei Dati raccolti

Il Titolare adotta le opportune misure di sicurezza tecniche e organizzative volte a impedire l’accesso, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzate dei Dati Personali. Il trattamento viene effettuato mediante strumenti informatici e/o telematici, con modalità organizzative e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate.

Oltre al Titolare, potrebbero avere accesso ai Dati soggetti interni coinvolti nell’organizzazione del Servizio (personale amministrativo, commerciale, tecnico) ovvero soggetti esterni (come fornitori di servizi tecnici terzi, hosting provider, fornitori di servizi di comunicazione) nominati, ove necessario, Responsabili del Trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. L’elenco aggiornato dei Responsabili può essere richiesto al Titolare.

I Dati sono trattati presso le sedi operative del Titolare e presso i data center dei fornitori di servizi, situati principalmente nell’Unione Europea. Alcuni fornitori (indicati nella sezione sulle finalità e nella Cookie Policy) hanno sede negli Stati Uniti: in tali casi il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza (incluso l’EU-US Data Privacy Framework, ove il fornitore vi aderisca) o di garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 GDPR, quali le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea.

Periodo di conservazione

I Dati sono trattati e conservati per il tempo richiesto dalle finalità per le quali sono stati raccolti: i dati dell’account e degli Eventi per tutta la durata del rapporto contrattuale e, dopo la sua cessazione, per il tempo necessario alla definizione di ogni rapporto pendente; i dati necessari all’adempimento di obblighi contabili e fiscali per 10 anni; i dati trattati sulla base del consenso fino alla revoca dello stesso; le registrazioni del consenso (log di consenso) per il tempo necessario a dimostrare l’adempimento degli obblighi di legge.

Al termine del periodo di conservazione i Dati sono cancellati o resi anonimi, salvo che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o per obblighi di legge.

Finalità del trattamento e servizi utilizzati

I Dati dell’Utente sono raccolti per consentire al Titolare di fornire il Servizio e in particolare per: registrazione e autenticazione (gestita direttamente dalla Piattaforma); pianificazione, organizzazione e gestione degli Eventi, inclusi i contatti con i fornitori; invio di comunicazioni operative e transazionali via email; fatturazione e adempimenti amministrativi; assistenza all’Utente; sicurezza e prevenzione di abusi; statistica e misurazione (previo consenso); ottimizzazione e miglioramento del Servizio.

Per l’erogazione del Servizio il Titolare si avvale di fornitori terzi, che trattano i Dati per conto del Titolare o come autonomi titolari, tra cui: Amazon Web Services EMEA SARL (hosting dell’infrastruttura e invio di email transazionali tramite Amazon SES); Google LLC (Google Analytics 4, Google Tag Manager e Google Maps — v. Cookie Policy); Amplitude Inc., Hotjar Ltd., Claydar, Lemlist e Meticulous (statistica, analisi del comportamento e registrazione delle sessioni, attivi solo previo consenso — v. Cookie Policy); Calendly, LLC (prenotazione di appuntamenti); Microsoft (servizi Azure, inclusa l’elaborazione di testi tramite Azure OpenAI Service a supporto dell’organizzazione degli Eventi); Functional Software, Inc. dba Sentry (monitoraggio degli errori applicativi); Stream.io, Inc. (funzionalità di chat in Piattaforma); Aircall (telefonia e assistenza); Cloudflare, Inc. (protezione dallo SPAM e sicurezza).

Le funzionalità di assistenza basate su intelligenza artificiale elaborano i contenuti forniti dall’Utente (per esempio il brief dell’evento e i messaggi) al solo fine di supportare l’organizzazione degli Eventi, secondo i termini contrattuali applicabili ai fornitori dei relativi servizi.

Diritti dell’Utente

Gli Utenti possono esercitare determinati diritti con riferimento ai Dati trattati dal Titolare. In particolare, nei limiti previsti dalla legge, l’Utente ha il diritto di: revocare il consenso in ogni momento; opporsi al trattamento dei propri Dati (art. 21 GDPR); accedere ai propri Dati (art. 15 GDPR); verificarne l’esattezza e chiederne la rettifica (art. 16 GDPR); ottenere la limitazione del trattamento (art. 18 GDPR); ottenere la cancellazione o rimozione dei propri Dati Personali (art. 17 GDPR); ricevere i propri Dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, ove tecnicamente possibile, ottenerne il trasferimento ad altro titolare (portabilità, art. 20 GDPR); proporre reclamo all’autorità di controllo competente (per l’Italia: Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it) o agire in sede giudiziale.

Le richieste possono essere rivolte al Titolare all’indirizzo info@alwaysfriday.ai. Il Titolare risponde entro un mese dal ricevimento della richiesta, salvo proroga nei casi previsti dalla legge. Le preferenze relative agli Strumenti di Tracciamento possono essere gestite in autonomia tramite il pannello richiamabile dalla Cookie Policy.

Ulteriori informazioni sul trattamento

Difesa in giudizio: i Dati Personali dell’Utente possono essere utilizzati da parte del Titolare in giudizio o nelle fasi preparatorie alla sua eventuale instaurazione per la difesa da abusi nell’utilizzo del Servizio da parte dell’Utente o di terzi.

Log di sistema e manutenzione: per necessità legate al funzionamento e alla manutenzione, la Piattaforma e gli eventuali servizi terzi da essa utilizzati potrebbero raccogliere log di sistema, ossia file che registrano le interazioni e che possono contenere anche Dati Personali, quali l’indirizzo IP dell’Utente.

Minori: il Servizio è rivolto a Utenti che agiscono nell’esercizio di attività imprenditoriale o professionale (B2B) e non è destinato a minori di 18 anni.

Processi decisionali automatizzati: il Titolare non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici sull’Utente o che incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona.

Modifiche a questa privacy policy

Il Titolare si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente privacy policy in qualunque momento, notificandolo agli Utenti su questa pagina e, in caso di modifiche sostanziali, tramite la Piattaforma o via email. Si prega di consultare con frequenza questa pagina, facendo riferimento alla data di ultima modifica indicata in alto.

Qualora le modifiche interessino trattamenti la cui base giuridica è il consenso, il Titolare provvederà a raccogliere nuovamente il consenso dell’Utente, se necessario.